¿Por qué decimos que el tiempo es un recurso valioso? Fundamentalmente porqué es un elemento que escapa a nuestro control: no podemos comprarlo, guardarlo o impedir que siga su curso. No lo podemos recuperar, rebobinar o reciclar. Debemos aprender a gestionar el tiempo.
En lugar de hacer más cosas en el día, acelerar el ritmo y hacer todo más rápido, es más útil dedicar un tiempo a pensar en lo que deberíais estar haciendo realmente. Esto implicará que en muchos casos lo que tengáis que hacer es menos cosas, sobre todo de esas que realmente no tenéis que hacer.
La mayoría de las personas se ven incapaces, en ciertos momentos, de hacer todo lo que tienen que hacer en el tiempo del que disponen. Esto es bastante normal. Pero si esta dificultad se convierte en algo habitual, tienes un problema de gestión del tiempo. Si gestionáis adecuadamente vuestro tiempo, controlaréis mejor los elementos sorpresa.
Probablemente tenéis demasiadas cosas que hacer y muy poco tiempo para ello. Puede que os dediquéis únicamente a resolver los asuntos urgentes y nunca encontréis tiempo para abordar los asuntos importantes.
Registro de actividades
El primer paso para gestionar el tiempo es realizar el listado de los proyectos y tareas a realizar. Deberéis incluir en la lista tanto aquellas tareas importantes y como aquellas que llevan meses esperando que realicéis. También podéis incluir aquellos proyectos que aún no se os han asignado, pero que sabéis que acabaréis haciendo.
Posteriormente deberéis analizar en qué consumís vuestro tiempo. Es la mejor manera de evaluarlo es con un registro de actividades. La idea es dividir vuestro tiempo en bloques representativos de tiempo: intervalos de 5, 10, 15 o 30 minutos. Procurar hacerlo en el momento.
Al final del día deberíais realizar un análisis de las actividades que has llevado a cabo. Debéis clasificar las actividades en:
- Prioridades: tareas que contribuyen a vuestros objetivos.
- Delegación: tareas que podríais haber delegado.
- Ladrones de tiempo: cosas que os hayan distraído, interrupciones, actividades que deberías habernos negado a hacer.
- Operaciones: trabajo rutinario y de mantenimiento, planificación de tareas.
Tras realizar esta clasificación de las actividades del día, suma las fracciones de tiempo que has dedicado a cada una de ellas y divídelo por el total de fracciones del día. ¿Estás dedicando suficientemente tiempo a tus objetivos prioritarios? ¿En qué áreas que no son esenciales estáis invirtiendo demasiado tiempo?
Establecer prioridades
Lo más importante gestionar el tiempo es tener la capacidad para establecer prioridades. Si no lo hacéis, no sabréis cuándo una tarea es urgente o importante, o ambas cosas, y no sabréis en qué orden abordarlas.
Muchas personas descubren que dedican la mayor parte de su tiempo a cosas urgente, pero no especialmente importantes. Uno de los mayores peligros es confundir la urgencia con la importancia. Hay un gran número de factores que pueden hacer que una tarea sea más o menos importante, pero el tiempo no es uno de estos factores. Una tarea que no es importante, no lo será nunca, aunque dispongas de un plazo de tiempo muy ajustado.
Una buena técnica es utilizar la tabla de urgencia/importancia. Cogeréis vuestro registro de actividades y vuestro listado de tareas y las clasificaréis según su importancia y su urgencia.
- Zona 1 (tipo A): tareas importantes y urgentes, tienen prioridad 1, requiere una atención inmediata, así que es posible que debáis despejar vuestras agendas y delegar.
- Zona 2 (tipo B): tareas importantes, pero no urgentes. Quizá no tengáis un plazo específico para realizarlas o éste esté muy lejano. El peligro aquí radica en que si no tenéis plazo puede que nunca os pongáis con ellas.
- Zona 3 (tipo B): tareas urgentes, pero no importantes. Debido a su carácter urgente es fácil perder tiempo con ellas. Lo ideal sería llevarlas a cabo correctamente, pero sin dedicar demasiado tiempo.
- Zona 4 (tipo C): tareas ni importantes ni urgentes. Son peligrosas ya que suelen estar relacionadas con interacciones con clientes o compañeros y con tareas agradables.
La idea no es pretender finalizar de golpe todas las tareas tipo A, a continuación, las tipo B y más tarde las C. Es mejor tener períodos de alta concentración seguidos de espacios donde realicéis tareas que exijan menor dedicación. A determinadas horas se es más eficaz y se tiene más energía, así que debéis programar las tareas que requieran mayor esfuerzo en estas horas.
Planificación
Un buen momento para planificar es al empezar el día o los últimos minutos del día anterior. También es importante planificarnos la semana o incluso el mes. Tener una agenda es útil para tener claro el estado de mis tareas. Todo nos ayudará a gestionar el tiempo de una manera más óptima.
Es necesario establecer qué es importante. Si establecéis cuáles son los objetivos por los que merece la pena esforzarse podréis identificar qué tareas provocan mayor impacto en vuestra gestión de tiempo. Deberemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a las prioridades. Si las circunstancias cambian, lo único que necesitamos es revisar las tareas y nuestros objetivos para adaptarnos.
Ante un proyecto grande es una buena estrategia subdividirlo en tareas más pequeñas. Esta técnica os permitirá hacerlo poco a poco. Cada vez que tachéis una subtarea os sentiréis bien, lo que os ayudará a manteneros motivados. Comprometerse con cosas pequeñas es más fácil que hacerlo con una sola tarea enorme.
Por cada una de las tareas deberéis definir un tiempo realista. Deja algunos espacios en blanco por si surge cualquier problema y necesitas dedicar más tiempo a una tarea o has de introducir una nueva actividad no prevista.
Si os cuesta organizaros, intentar agrupar las tareas. Podéis destinar una hora al día a realizar llamadas telefónicas o a enviar mails. Se trata de realizar las tareas por bloques.
Es mejor terminar una tarea antes de comenzar con la siguiente. Si realmente vais mal de tiempo, siempre podéis reprogramar. Si posponéis una actividad para otro momento aseguraros de que sea vuestra prioridad número uno.
Interrupciones
De media las personas son interrumpidas cada 7 minutos. Quizá sea el teléfono, el mail, un compañero… Estas interrupciones pueden ocupar alrededor de una cuarta parte de vuestra jornada laboral, lo que impide que consigamos gestionar el tiempo de forma eficaz.
Si os interrumpen, abandonáis la tarea que realizabais para solucionar aquel asunto urgente. Esto reduce vuestra productividad, ya que, perderéis de nuevo más tiempo al intentar volver a la actividad inicial.
En general, las interrupciones se pueden agrupar en cuatro grupos:
- Compañeros: si alguien acude a ti y pide que le dediques tiempo, lo mejor es que averigües qué quiere y si requiere una solución inmediata. Si no es así, puede esperar. Además, todos tenemos los compañeros sociales, aquellos que prefieren hablar antes que trabajar, así que deberemos cortarles, pero luego retomar la conversación más tarde.
- Llamadas telefónicas: si tenéis a alguien que coja el teléfono por vosotros, podéis solicitarle que coja la nota de la llamada y devolverla cuando hayas acabado la tarea. Si os llaman directamente y tenéis la posibilidad de activar el buzón de voz, hacerlo.
- Mails: determinar los momentos del día para contestar mensajes.
- Reuniones: a veces son inevitables, pero es fundamental hacerlas lo más cortas posibles.
Por lo tanto, debéis analizar qué tipos de interrupciones tenéis y desarrollar un plan de acción para poder controlarlas.
Posponer tareas
Todos intentamos dejar para más tarde aquellas tareas que no nos gustan. Pero estas actividades no desaparecen, siguen ahí esperando a que las hagas. Pueden hacerte sentir culpable.
Si te acabas convirtiendo en un experto en posponer tareas el resultado puede ser una lista cada vez más larga de tareas pendientes. Cada vez será más difícil comenzar con cualquiera de ellas. Es poco probable que consigas resolver estas tareas si las amontonas y piensas que las harás cuando tengas un rato libre.
Haced primero lo que no os gusta. Se trata de que hagáis todo lo posible por quitaros de encima la peor tarea cuanto antes. Una tarea que no deseáis realizar se puede convertir en un foco permanente de estrés y ansiedad.
Delegar
Se trata de uno de los principios básicos para conseguir gestionar el tiempo correctamente. Nadie puede ni debe hacerlo todo, por muy bueno que sea. Muchas personas se quedan bloqueadas en las tareas administrativas rutinarias. Esto les quita tiempo para realizar las tareas importantes que realmente deberían hacer.
Una vez hayáis identificado a alguien en quién puedas delegar una tarea, averiguar si su carga de trabajo le permitirá asumirla. Después debéis establecer claramente:
- Propósito de la tarea.
- Método desarrollado para llevarla a cabo.
- Información necesaria y dónde conseguirla.
- Quién tiene la responsabilidad.
- Decisiones que hay que tomar.
Puedes aprender todas las habilidades anteriores y muchas más contactando con nuestro gabinete de psicología en Hospitalet de Llobregat. Recuerda que realizamos una sesión informativa gratuita para que puedas conocernos y comentarnos cuál es tu situación.